e-doręczenia: rewolucja w komunikacji firm z administracją startuje! Jak się przygotować?
Koniec z tradycyjną pocztą? e-doręczenia wchodzą w życie etapami od 2025 roku.
Już wkrótce przedsiębiorcy będą musieli dostosować sposób komunikacji z urzędami do nowych wymogów. Wprowadzany od początku 2025 roku system e-doręczeń zmieni sposób wymiany korespondencji między firmami a administracją publiczną.
System e-doręczeń jest wdrażany etapami, aby umożliwić przedsiębiorcom płynne dostosowanie się do nowych zasad:
- 1 stycznia 2025 r. – start pierwszego etapu,
- 1 kwietnia 2025 r. – drugi etap,
- 1 lipca 2025 r. – trzeci etap,
- październik 2026 r. – zakończenie procesu wdrażania.
Specjaliści zalecają nie zwlekać z założeniem skrzynki do ostatniej chwili, aby uniknąć problemów z dotrzymywaniem terminów.
Dominika Dębowska (Grant Thornton) wyjaśnia: Jak krok po kroku założyć skrzynkę e-doręczeń?
Dominika Dębowska, dyrektor w Grant Thornton, podkreśla znaczenie odpowiedniego przygotowania do nadchodzących zmian. Choć zakładanie skrzynki e-doręczeń nie jest skomplikowane, wymaga znajomości kilku podstawowych kroków.
„Do 2029 roku e-doręczenia w pełni zastąpią system ePUAP, stając się głównym narzędziem komunikacji między administracją a przedsiębiorcami" – zaznacza Dębowska.
Jak działa skrzynka e-doręczeń i dlaczego musisz ją mieć?
e-doręczenia zastąpią ePUAP: Co to oznacza dla twojej firmy?
Skrzynka e-doręczeń funkcjonuje jak cyfrowa wersja skrzynki pocztowej, oferując dodatkowe zabezpieczenia. Gwarantuje pewność dostarczenia wiadomości oraz jej integralność, co ma kluczowe znaczenie w kontaktach z urzędami.
System ePUAP zostanie stopniowo zastąpiony przez e-doręczenia, które oferują udoskonalenia w zakresie bezpieczeństwa i wygody. Jej posiadanie stanie się obowiązkowe zgodnie z harmonogramem wdrażania systemu.
Elektroniczny list polecony: bezpieczeństwo i wygoda w jednym.
E-doręczenia łączą funkcjonalność listu poleconego z wygodą cyfrowego przesyłania dokumentów. Kluczowe korzyści obejmują:
- potwierdzenie nadania i odbioru,
- prawną skuteczność doręczenia,
- ochronę dokumentów,
- możliwość korzystania 24/7 z dowolnego miejsca,
- oszczędność czasu i kosztów.
Dzięki tym cechom e-doręczenia są nowoczesnym i efektywnym rozwiązaniem do załatwiania spraw urzędowych.
Publiczny czy prywatny dostawca e-doręczeń? Wybór ma znaczenie!
Różnice w procesie zakładania skrzynki: dostawca publiczny a prywatny.
| Dostawca publiczny | Dostawca prywatny |
|---|---|
| Wymaga posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego | Może oferować dodatkowe funkcjonalności |
| Rejestracja odbywa się za pośrednictwem platformy rządowej | Rejestracja różni się w zależności od zasad konkretnego dostawcy |
| Oferuje podstawowe funkcje w standardzie | Gwarantuje bardziej rozbudowaną obsługę techniczną |
| Zapewnia integrację z systemami administracyjnymi | Umożliwia integrację z narzędziami używanymi w firmach |
Na co zwrócić uwagę, wybierając dostawcę e-doręczeń?
Przy wyborze dostawcy warto wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- koszty – porównaj opłaty za założenie i utrzymanie skrzynki,
- funkcjonalności – sprawdź, jakie dodatkowe usługi są oferowane,
- interfejs – oceń, jak intuicyjny jest system,
- wsparcie techniczne – zwróć uwagę na dostępność i jakość pomocy,
- integrację – upewnij się, że system współpracuje z narzędziami w twojej firmie,
- bezpieczeństwo – sprawdź poziom zastosowanych zabezpieczeń.
Dla małych firm dostawca publiczny może być wystarczający, natomiast większe przedsiębiorstwa mogą preferować bardziej zaawansowane opcje dostępne u dostawców prywatnych.
